Duden: schriftliche Aufstellung über verkaufte Waren oder erbrachte Dienstleistungen mit der Angabe des Preises, der dafür zu zahlen ist.
Eine Rechnung (auch Faktura genannt) ist somit ein Dokument, das die erbrachten Waren oder Dienstleistungen auflistet, inkl. Preis, Fälligkeit usw.
Rechnung schreiben: wichtige Bestandteile einer Rechnung
Die Mindestbestandteile einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz definiert. Dazu zählen laut §14 UStG:
- Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Zusätzlich machen Unternehmer oft noch andere (freiwillige) Angaben in ihrer Rechnung. Dazu zählen:
- Kontoverbindung
- Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Kundennummer
- Zahlungsfrist
Sonderfall: Die Kleinunternehmer-Rechnung
Da Kleinunternehmer keine USt. ausweisen dürfen, darf auf der Rechnung natürlich keine Umsatzsteuer auftauchen.
Zusätzlich ist ein Hinweis notwendig: „Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“
Dieser Hinweis informiert den Käufer, warum keine USt. ausgewiesen wird.
Kleinbetragsrechnung: Besonderheiten bei Rechnungen unter 250 €
Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Rechnungsbetrag bis 250 € (inkl. Umsatzsteuer) gelten gelockerte Vorschriften bei Rechnungsstellung.
Eine Kleinbetragsrechnung muss nur folgende Bestandteile erfüllen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Bruttobetrag
Auf folgende Angaben kann bei der Kleinbetragsrechnung verzichtet werden:
- Steuernummer
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Nettobetrag
- Rechnungsnummer
